Een vlekkeloos leadproces in je lead management project

Ultimo Software Solutions is een van origine Nederlands bedrijf, dat sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. SPOTONVISION heeft ze gelopen om een lead management project op te zetten.

De aanleiding voor een lead management project

Roy van Huffelen, marketing manager, wil marketing naar een hoger niveau brengen. Bij Ultimo Software Solutions staat één ding centraal, namelijk het optimaal bedienen van de kopers. Hiervoor zijn eerder stappen ondernomen, zoals het opstellen van de maintenance- en facility buyer persona’s en het creëren van bijbehorende content. De volgende uitdaging van Roy is om een vlekkeloos leadproces in te richten en daarmee ook de afstemming tussen Marketing en Sales, zodat Ultimo de klant nog beter kan helpen.

Wat is de juiste definitie van een lead?

“Aan de hand van een lead management project helpt SPOTONVISION het Ultimo team met het beter afstemmen van de activiteiten van de marketing- en salesafdeling. Tijdens een werksessie stellen we samen doelen op voor leadkwalificatie op en aan de hand van die doelen maak je bepaalde afspraken.”

“Voor ons was het een eyeopener dat iedereen een andere definitie van een ‘lead’ had. De eerste discussies hielp ons om samen te bepalen wat een lead voor ons betekent,’ aldus Roy.”

“Verder hebben we afspraken gemaakt hoe het salesteam leads opvolgt vanuit marketing. Niets is namelijk vervelender als leads die Marketing aanreikt aan Sales niet worden opgevolgd. Ook hebben we gekeken naar hoe we processen en de samenwerking kunnen versterken en efficiëntie kunnen verbeteren. Een voorbeeld hiervan is dat Marketing en Sales vaker samen nadenken over doeltreffende campagnes.”

De kracht van een gemeenschappelijk doel

“Het lead management project heeft ons geholpen om het proces af te stemmen met heldere afspraken. Denk hierbij aan hoe we een lead ontwikkelen tot een gekwalificeerde lead door middel van lead planning, nurturing en scoring. Het zorgt voor een samenwerking waarbij we als een team naar één gemeenschappelijk doel werken, in plaats van dat we twee losse afdelingen zijn met aparte doelen. De workshops en de uitkomsten van het project geeft ons zelfvertrouwen dat we de juiste weg zijn ingeslagen om het koopproces van de prospect op een versnelde en gestructureerde manier te begeleiden.”

Hoe zorg je ervoor dat Marketing altijd vanuit de koper blijft denken?

“Het is heel belangrijk dat je in contact blijft met klanten. Het moet in het DNA van je organisatie zitten. We werken daarom met klantenpanels voor productontwikkeling en proberen veel met klanten te spreken. Ook interviewen we klanten voor referenties en soms gaan we met Sales mee. Daarnaast doen we mee met trainingen en cursussen die we geven aan klanten en gaan mee naar beurzen. Zo kunnen we netwerken met onze (potentiële) klanten en blijven we op de hoogte van wat er bij hen speelt. We streven ernaar te blijven verbeteren op dit vlak, zodat we onze kopers altijd optimaal kunnen blijven bedienen.”

Wat vind je van de samenwerking met SPOTONVISION?

“Wat ik heel fijn vind is dat SPOTONVISION ‘down to earth’ en praktisch is en dat de consultants echt deskundig zijn. Vanaf de start van het lead management project hebben we een veranderproces doorgemaakt, dat natuurlijk de nodige vragen opwekte. SPOTONVISION stond altijd klaar om onze vragen te beantwoorden. Dat zorgde voor een fijne verstandhouding. Zelf proberen wij ook altijd op deze manier met onze klanten om te gaan.”