Checklist webinars: Succesvolle contentmarketing hand in hand met succesvolle tools

In dit blog leer je hoe je een webinar organiseert. Bijgaand een checklist voor als je toch eens met webinars aan de gang zou willen.

Nog nooit gedaan? Besef dan goed dat het een van de meest effectieve manieren is om aan de slag te zijn met je contentmarketing in B2B. Je kunt namelijk jouw expertise delen met je doelgroep en je kunt er van op aan dat als iemand zich inschrijft voor jouw webinar dat hij of zij in ieder geval in jouw expertise geïnteresseerd is.

PS. Je kan de gehele checklist ook downloaden in handig PDF formaat.

Webinar planning

• Definieer het doel van de webinar en de doelgroep
• Kies een gerichte doelgroep die je wilt bereiken
• Bepaal je verwachtingen van het webinar (aanmeldingen, kijkers, leads etc.)
• Maak een duidelijke rolverdeling binnen het team (Moderator, Host, Presentator)
• Bepaal het onderwerp; biedt het toegevoegde waarde voor je doelgroep?
• Kies een geschikte datum en tijd (op basis van de wensen van je doelgroep).
• Bepaal je budget voor het webinar (techniek, AV, sprekers, promotie, follow-up).
• Is er een landingspagina waar registranten zich kunnen inschrijven? Welke gegevens vraag bij de registratie?
• Heb je een calamiteitenplan? (bij falen techniek, spreker, etc.)

Webinar techniek

• Bepaal welke webinar tool je wilt gebruiken en of je het zelf wilt doen of hulp wil.
• Hoe kun je het webinar ‘branden’ in jouw corporate huisstijl?
• Test alle apparatuur en software.
• Is de audio-/videokwaliteit naar behoren? Is deze op alle browsers en apparaten te zien/horen?
• Gebruik je een powerpoint? Werk je met een screensharing optie en kun je ook andere applicaties tonen?
• Is er een goede (rustige) locatie waar de webinar gehouden kan worden?

Webinar voorbereiding   

• Promoot het webinar (social media, emails, website banners, via promotiepartners, etc.)
• Welke ‘reminders’ ga je deelnemers versturen (e-mail of sms?)
• Kies een aantrekkelijke titel voor het webinar
• Denk na over de interactie tijdens het webinar; kunnen deelnemers vragen stellen, gebruik je polls, Twitter, call2actions en/of een survey?
• Houd een generale repetitie. Heb je een goede presentator?
• Ga je internationaal? Houd dan rekening met verschillende tijdzones.

 Tijdens het event

•  Laat een webinar niet te lang duren (30-60 minuten)
• Is er genoeg afwisseling in de presentatie? (stem, sprekers, beeldmateriaal)
• Zijn de slides op de juiste manier vormgegeven? (Teveel tekst? Genoeg afbeeldingen?)
• Bepaal de ‘tone of voice’ van de presentatie
• Is duidelijk hoe er met de vragen van de deelnemers wordt omgegaan?
• Is er een duidelijke (afsluitende) call-to-action? Deel eventueel een bonus uit aan kijkers.
• Kan je niet gestoord worden? (Mobiele telefoons uit, deur dicht, skype uit, geluiden van buiten etc.)

Naderhand

• Zorg voor een snelle follow up op basis van de call2actions en feedback van deelnemers.
• Is er een on-demand versie beschikbaar van het webinar? Zo ja, hoe kun je deze nog verder promoten/gebruiken?
• Stuur een mail naar de no-shows (‘jammer dat je er niet bij was’) en evt. ook naar de shows (‘hartelijk dank voor je aanwezigheid’).
• Zijn alle vragen beantwoord? Kan de content van het webinar hergebruikt worden?
• Zijn de slides online beschikbaar?
• Evalueer de sessie met het team; heb je de eerder gestelde doelen en verwachtingen bereikt? Wat zijn de verbeterpunten?

Zoals je ziet zijn er best veel zaken in de checklist waar je rekening mee moet houden voor een webinar. Mijn advies: begin klein. Doe eens een pilot webinar, evalueer die goed en kijk waar je kunt verbeteren voordat je het breder uitrolt.